Déclaration de piles et batteries : les erreurs les plus fréquentes – et comment s’améliorer

Vous êtes un participant Bebat et vous mettez des piles ou batteries (ou des produits avec piles ou batteries) sur le marché belge ? Vous devez alors effectuer une déclaration. Nous y retrouvons parfois quelques erreurs. Avec Martine Vanheers, Finance, Customer Service, Legal & Public Affairs Director, nous avons examiné quelles étaient les erreurs les plus fréquentes et comment vous pourriez réaliser un parcours sans faute la prochaine fois.

De bons conseils, sur mesure
Les participants sont contrôlés en moyenne une fois tous les trois ans. Il s’agit d'une obligation légale. Lors de ces contrôles, nous examinons si les déclarations correspondent à la réalité. Généralement, les participants doivent répondre à un questionnaire en ligne sur la plateforme MyBatbase. Un contrôle plus approfondi est parfois effectué sur place, par un bureau d’audit spécialisé. Lors du contrôle, l’exactitude de la déclaration est examinée. Selon Bebat, c’est également l’occasion pour vous de recevoir de bons conseils adaptés à votre situation.

À la fin du contrôle, Bebat vous envoie un rapport exposant les principales constatations. Vous pouvez alors découvrir, en tant que participant, comment vous vous êtes débrouillé jusque-là et quels sont les points à améliorer.

Grâce à cet article de blog, vous avez l’occasion de voir au-delà de votre rapport individuel. Quelles sont les erreurs que commettent (aussi) de nombreux participants Bebat et comment pouvez-vous les éviter ?

Vous trouverez ci-dessous un tableau des dix erreurs les plus fréquentes

Les erreurs les plus fréquentes
1. Le participant n’a pas vérifié si le fournisseur étranger était affilié
Cette tendance est assez récente : de plus en plus d’entreprises étrangères s’affilient à Bebat. Elles n’emploient généralement plus un importateur différent pour chaque pays. L’importation est plutôt organisée par région (ex. : Belgique - Pays-Bas - Luxembourg). Ces entreprises s’engagent à payer des cotisations environnementales pour leurs points de vente en Belgique. Une double déclaration peut donc avoir lieu : une déclaration de la part de l’entreprise étrangère et une autre de la part de l’entreprise belge.

Bon conseil :
Avant de remplir votre déclaration, vérifiez que votre fournisseur étranger n’est pas un participant. Vous trouverez cette information sur MyBatbase > onglet Listes > Liste des participants. Vous pouvez également vérifier cette information sur les factures du fournisseur étranger. Une seule déclaration suffit, concluez un accord clair à ce sujet.

2. Le système n’est pas prêt pour les cotisations différenciées
À partir de 2018, Bebat a introduit un système de cotisations différenciées. Le montant de la cotisation peut donc varier en fonction du poids et de la famille chimique de la pile ou batterie. En examinant les déclarations de 2018, il est apparu pour la première fois quels participants (n’)étaient (pas) prêts à appliquer ces cotisations différenciées. Et donc aussi à facturer différentes cotisations à leurs clients professionnels.

Leur système a-t-il été adapté ?
Martine Vanheers, Bebat : « Pas toujours, il y a toujours des erreurs à ce sujet. Prenez par exemple les piles ou batteries lithium rechargeable : la cotisation s’élève à 0,22 euro/pièce pour les piles ou batteries de 150 à 500 g et à 0,063 euro/pièce pour les piles ou batteries de 0 à 150 g. Il s’agit de connaître la famille chimique, le poids et d’autres caractéristiques de la pile ou batterie, d’y associer un autre numéro de nomenclature et de mentionner un autre prix sur la facture. Nous l’avions annoncé assez tôt. Mais tout le monde n’a pas été aussi « prévoyant » à ce niveau. Certains doivent encore adapter leur système IT. La plupart du temps, c’est une tâche pour les informaticiens. »

3. Les mauvais numéros de nomenclature sont mentionnés
Il est important d’utiliser correctement les numéros de nomenclature, afin de présenter un rapport correct aux autorités. Elles souhaitent avoir un aperçu du nombre de batteries, intégrées ou vendues séparément, et de leur poids, par famille chimique. Depuis l’introduction des cotisations différenciées, les numéros de nomenclature ont encore gagné de l’importance. Pour les déclarations simplifiées (moins de 10 000 pièces par an) effectuées sur la plateforme MyBatbase, les numéros se retrouvent déjà dans la déclaration. La recherche de la catégorie de piles ou batteries est simplifiée.

Dans le cas des autres déclarations (mensuelles), il faut encore faire attention. Vous pouvez trouver le bon numéro de nomenclature grâce à la fonction de recherche, en indiquant certaines caractéristiques de la batterie ou de la pile. De nombreuses batteries ont un code CEI, ce qui facilite la recherche. Mais ce code n’est pas toujours affiché sur les batteries intégrées.

Bon conseil :
À quelle famille chimique appartient-elle ? Quelle est son application ? Quel est son poids ? Ces questions sont importantes, car elles mènent au bon numéro de nomenclature. La mention d’un mauvais numéro a des conséquences sur l’ensemble de la chaîne, de A à Z. C’est une situation qu’il vaut donc éviter. Vous trouverez un aperçu pratique sur notre site Internet, en cliquant sur ce lien.

4. Les cotisations environnementales n’apparaissent pas sur les factures destinées aux professionnels
Beaucoup de participants Bebat oublient de mentionner les cotisations environnementales avec les montants sur leurs factures de vente destinées à des clients professionnels. Attention : il s’agit d’une obligation légale. Les autorités régionales et vos clients peuvent ainsi vérifier si vous êtes un participant Bebat.

Bon conseil :
Vous ne pouvez pas indiquer sur les factures que la cotisation Bebat est comprise, sans fournir d’explication. Il faut mentionner le montant des cotisations dans une autre rubrique/sur une autre ligne de votre facture. Vous trouverez un exemple de facture ici.

5. La communication n’est pas structurée
Fournir une communication structurée lors de vos paiements n’est pas une obligation légale. Vous ne risquez pas de sanctions. Mais une communication structurée facilite énormément vos paiements et leur traitement par Bebat. Cela vous permet par exemple de ne pas recevoir d’avertissement alors que vous avez déjà payé.

Bon conseil :
Une communication structurée ? Volontiers !

6. A et B sont confondus
Parmi les numéros de nomenclature, B est utilisé pour les piles ou batteries intégrées et A, pour les piles ou batteries vendues séparément. De nombreux participants confondent A et B dans leur déclaration ou n’y accordent tout simplement pas d’attention et déclarent tout sous des numéros de nomenclature A ou B. En ce qui concerne les batteries de démarrage automobiles, SB est utilisé pour les batteries vendues séparément et SA, pour les batteries intégrées. Ici aussi, nous observons parfois des erreurs.

Bon conseil :
Faites bien attention !

7. Le participant a déclaré trop ou trop peu de piles ou batteries
Nous avons constaté que beaucoup de participants déclaraient trop ou trop peu de batteries. Le nombre de piles ou batteries vendues que vous indiquez est-il plus élevé que le nombre de piles ou batteries que vous avez réellement mises sur le marché? La cotisation payée en trop est alors remboursée. Un intérêt sera cependant comptabilisé, une cotisation supplémentaire. Avez-vous déclaré trop peu de piles ou batteries ? Alors, les cotisations dues doivent encore être payées. Dans certains cas, une cotisation financière supplémentaire sera demandée.

Pourquoi est-il tellement important de faire une déclaration correcte ?
Martine Vanheers: « Bebat doit établir un rapport à l’attention des autorités sur le nombre de piles et batteries mises sur le marché et leur poids. Celui-ci doit par conséquent être correct, les chiffres ne peuvent être ni trop bas ni trop élevés. De plus, le pourcentage de collecte que Bebat se verra imposer par les autorités est calculé sur la base du nombre de batteries collectées, divisé par la moyenne du nombre de piles et batteries mises sur le marché durant l’année et les deux années précédentes. Si ce dernier chiffre est « gonflé » en raison de déclarations trop élevées, nous devrons alors collecter et enlever plus de piles et batteries usagées. L’idéal est donc de recevoir des déclarations correctes ! »

8. Les cotisations environnementales sont mal arrondies
Une cotisation environnementale courante s’élève à 0,063 euro/pièce. Plusieurs participants ne peuvent pas aller jusque 3 chiffres après la virgule. Mais arrondir à 0,07 ? Ce n’est pas possible, c’est trop cher. Ce montant semble minime en soi, mais lorsqu’on l’applique à plusieurs millions de piles et batteries, la différence est notable. Arrondir à 0,06 ? C’est possible s’il n’y a vraiment pas d’autre solution. Certains programmes informatiques prennent en compte jusqu’à trois chiffres après la virgule, sans pour autant les afficher.

Par exemple : 0,063 x 2 = 0,126 = 0,13. Arrondir le résultat final à 2 chiffres est donc autorisé.

Déclaration parfaite !

Combien de participants ne commettent aucune erreur en remplissant leur déclaration ? En 2018, 15 % des participants contrôlés ont rendu une déclaration sans faute.

Aidez-nous à obtenir un meilleur résultat l’année prochaine

Pourquoi est-ce important que les participants déclarent correctement à Bebat combien de piles et batteries intégrées dans des appareils et vendues séparément ils ont mises sur le marché au cours de l’année (ou du mois) précédent(e) ?

les cotisations environnementales que vous devez payer en tant que participant et qui couvrent les frais de stockage, de transport et de traitement des piles et batteries usagées, sont calculées
les nombres déclarés sont communiqués aux autorités et déterminent ensuite le pourcentage de collecte que Bebat doit atteindre.
Pas besoin de grands calculs pour se rendre compte que personne ne profite des déclarations incorrectes.